This policy explains what personal data we process when you visit our website or send us an enquiry through it, on what legal basis, who we share it with, and what rights you have.
1. Scope of this policy
This privacy policy governs the processing of personal data on the website www.orthodental.si/en: visiting the site, submitting web forms, subscribing to our newsletter, and the use of cookies and similar technologies.
The processing of patient health records (dental chart, radiographs, digital impressions, treatment plans) takes place in a separate patient management system, Flerp Dent, and is not covered by this policy. Data you submit through a web form is not transferred to that system automatically; we enter it only once an appointment has been arranged. We inform you about the processing of health data at your first visit to the clinic.
2. Data controller and contact
| Controller | OrthoDental d.o.o. |
|---|---|
| Address | Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slovenia |
| Company registration number | 8162158000 |
| VAT number | SI 82691029 |
| info@orthodental.si | |
| Data protection officer | Not appointed. Please address all data protection questions to info@orthodental.si. |
3. What we process and why
3.1 Technical visit data (server logs)
Each time you visit the site, the server automatically records your IP address, browser type and version, operating system, date and time of access, and the pages you view.
| Purpose | Delivering the website, technical operation, security and abuse prevention |
|---|---|
| Legal basis | Article 6(1)(f) GDPR – our legitimate interest in a secure, functioning website |
| Retention | Up to 12 months; where abuse is suspected, until the investigation or any legal proceedings conclude |
3.2 Contact and appointment request forms
Through the forms on this website we collect your name, email address, telephone number and your preferred time for us to call. The forms are operated by SqualoMail.
Your enquiry is recorded in our customer relationship system (monday.com), where we keep track of contacts and appointment scheduling. That system holds only contact details and notes about the scheduling conversation – name, telephone number, email address, preferred location and call status. We use these to contact you, usually by telephone, to arrange a first consultation.
If no appointment is arranged, we may try to reach you a few more times, but we do not initiate contact for longer than 12 months from your enquiry.
The exception is a callback you ask for yourself: if you tell us during the call that you would like to decide later (for example because you are abroad, pregnant, or for other personal reasons), we record only the date on which to call you and contact you then, even beyond 12 months. We do not record the reason for the delay.
You can ask us to stop contacting you at any time – simply say so on the phone or write to info@orthodental.si. We will then delete your enquiry and all associated contact details from our system.
If an appointment is arranged, we manually enter your contact details into our patient management system, Flerp Dent. From that point the processing described in section 1 applies.
| Purpose | Responding to your enquiry, arranging a first consultation, and taking steps at your request prior to entering into a treatment contract |
|---|---|
| Legal basis | Article 6(1)(b) GDPR – steps taken at your request before entering into a contract |
| Special categories | Some forms appear on pages for specific treatments (for example Invisalign, dental implants, prosthodontics). Submitting such a form may indicate your interest in a particular treatment, which can constitute data concerning health. We process this under Article 9(2)(h) GDPR (provision of health care) and treat it with the same confidentiality as clinical records. |
| Retention | Up to 5 years from your enquiry if no appointment takes place. We justify this longer period on the basis that the decision to undergo orthodontic treatment is often deferred and people return to an earlier enquiry after several years, and by the limitation periods for potential claims. We initiate contact only during the first 12 months, unless you asked for a later callback (see above). After 5 years the record is deleted from monday.com. If you become our patient, the statutory retention periods for health records apply. |
Are you required to provide this data? No. Providing personal data through a form is neither a statutory nor a contractual obligation and you may decline at any time. Without contact details we cannot reply to your enquiry or arrange an appointment; you are welcome to call us or visit in person instead.
3.3 Newsletters and direct marketing
If you subscribe to our newsletter or tick the consent box on a form, we send you information about our services and offers by email or SMS.
| Purpose | Informing you about services, offers and news |
|---|---|
| Legal basis | Article 6(1)(a) GDPR – your consent. If you are already our patient or customer, information about similar services may rely on Article 226(2) of the Slovenian Electronic Communications Act (ZEKom-2), and every message gives you a free and simple way to unsubscribe. |
| Retention | We keep your contact details until you withdraw consent. We keep the record of the consent itself (when and how it was given) for as long as the consent lasts and for a further 5 years after withdrawal, so that we can demonstrate the lawfulness of past processing. |
You can withdraw consent at any time using the unsubscribe link in any message or by writing to info@orthodental.si. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing before it, and has no effect on the healthcare services we provide to you.
3.4 Cookies, analytics and advertising
Strictly necessary cookies are set without consent, as permitted by Article 225 of ZEKom-2. All other cookies – for analytics, functionality and advertising – are set only after you consent through the consent banner (Cookiebot).
Even where you refuse consent, Google’s tools load in a cookieless mode (Google Consent Mode) and receive a limited, non-identifying signal that a page was viewed. In that mode the data is not used for advertising and is not linked to your account.
| Legal basis | Strictly necessary cookies: Article 225 ZEKom-2 and Article 6(1)(f) GDPR. All others: Article 6(1)(a) GDPR – consent. |
|---|---|
| Details | A list of individual cookies, their purposes and durations is available in our cookie policy. You can change your consent at any time using the cookie settings icon on the website. |
3.5 Form abuse protection
To prevent automated form submissions we use Google reCAPTCHA, which processes your IP address and information about your behaviour in the browser. The legal basis is Article 6(1)(f) GDPR – our legitimate interest in preventing abuse.
3.6 Lead forms on social media
In addition to the forms on this website, we use forms within the Facebook and Instagram platforms (instant forms). If you complete one, the platform passes us the details you entered – name, email address and telephone number. This data is recorded in the same system (monday.com) and processed in the same way and on the same terms as enquiries submitted through the website. Processing within the platform itself is the responsibility of the platform operator under its own privacy policy.
4. Who we share personal data with
We do not sell personal data. We share it only with the following categories of recipient, who process it on our instructions and under a data processing agreement pursuant to Article 28 GDPR, except where stated otherwise.
| Recipient | Purpose | Role |
|---|---|---|
| SqualoMail | Web forms, newsletters, message delivery | Processor |
| monday.com Ltd. | Record of enquiries and appointment scheduling (contact details and call notes) | Processor |
| Flerp Dent | Appointment and health record management – data is entered manually only once an appointment is arranged | Processor |
| Google Ireland Ltd. | Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Google Fonts, Google Maps, YouTube, reCAPTCHA | Processor / joint controller for advertising |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Advertising measurement and retargeting (with consent only) | Joint controller |
| TikTok Technology Ltd. | Advertising measurement (with consent only) | Joint controller |
| Usercentrics A/S (Cookiebot) | Managing and recording cookie consent | Processor |
| NEOSERV, d.o.o. (Slovenia) | Website hosting | Processor |
| Microsoft Ireland | Business email | Processor |
We may also disclose data to competent authorities where required by law.
5. International transfers
Some of the providers listed above belong to groups headquartered in the United States and may access data outside the EU/EEA. Such transfers take place under Chapter V GDPR, namely:
- on the basis of a European Commission adequacy decision (the EU-US Data Privacy Framework), where the recipient is certified under it, or
- on the basis of the Standard Contractual Clauses under Article 46 GDPR, supplemented by additional technical and organisational measures.
You may request a copy of the relevant safeguards at info@orthodental.si.
6. How long we keep data
We keep personal data only for as long as necessary for the purpose for which it was collected, or for as long as the law requires. Specific periods are stated for each type of processing in section 3. Once a period expires we delete or irreversibly anonymise the data.
7. Your rights
In relation to your personal data you have the following rights:
- Access to your personal data and a copy of the data we process.
- Rectification of inaccurate data and completion of incomplete data.
- Erasure where there is no longer a legal basis for processing.
- Restriction of processing in the cases set out in Article 18 GDPR.
- Objection to processing based on legitimate interests, and objection to direct marketing at any time.
- Portability of data you provided to us on the basis of consent or a contract.
- Withdrawal of consent at any time, without affecting the lawfulness of processing before withdrawal.
Send your request to info@orthodental.si or by post to OrthoDental d.o.o., Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slovenia. We will respond within one month of receiving it. We may extend that period by up to two further months, in which case we will tell you and explain why. Exercising your rights is free of charge.
To protect your data we may ask for additional proof of identity before acting on a request.
8. Right to lodge a complaint
If you believe we are breaching data protection law, you may lodge a complaint with the supervisory authority:
Information Commissioner of the Republic of Slovenia
Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenia
gp.ip@iprs.si · www.ip-rs.si
We would be grateful if you contacted us first – most questions can be resolved more quickly that way.
9. Automated decision-making
We do not use your personal data for automated decision-making, including profiling, that produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you.
10. Data security
We apply appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, loss or disclosure. These include an encrypted connection (HTTPS), access controls, and limiting access to staff who need the data for their work. All staff and contracted processors are bound by confidentiality.
11. Changes to this policy
We may update this privacy policy from time to time. Each time we do, we publish the new version on this page and update the date of last change. Where a change materially affects your rights we will notify you directly – by email if we have your address, or with a clear notice on the website. Continued use of the website does not constitute consent to new processing purposes; for those we will always ask you separately.
12. Applicable law
We process personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679), the Slovenian Personal Data Protection Act (ZVOP-2) and the Slovenian Electronic Communications Act (ZEKom-2).
Politika zasebnosti (slovenska različica)
Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke obdelujemo, ko obiščete naše spletno mesto ali nam prek njega pošljete povpraševanje, na kateri pravni podlagi to počnemo, komu jih posredujemo in kakšne pravice imate.
1. Obseg te politike
Ta politika zasebnosti ureja obdelavo osebnih podatkov na spletnem mestu www.orthodental.si/en: obisk spletnega mesta, oddajo spletnih obrazcev, prijavo na e-novice ter uporabo piškotkov in podobnih tehnologij.
Obdelava zdravstvene dokumentacije pacientov (zdravstveni karton, rentgenski posnetki, digitalni odtisi, načrti zdravljenja) poteka v ločenem sistemu za vodenje pacientov Flerp Dent in ni predmet te politike. Podatki, ki jih oddate prek spletnega obrazca, se v ta sistem ne prenesejo samodejno; vanj jih vnesemo šele, ko se dogovorimo za termin. O obdelavi zdravstvenih podatkov vas seznanimo ob prvem obisku ordinacije.
2. Upravljavec in kontakt
| Upravljavec | OrthoDental d.o.o. |
|---|---|
| Naslov | Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slovenija |
| Matična številka | 8162158000 |
| Davčna številka | SI 82691029 |
| E-pošta | info@orthodental.si |
| Pooblaščena oseba za varstvo podatkov | Ni imenovana. Vsa vprašanja glede varstva osebnih podatkov naslovite na info@orthodental.si. |
3. Katere podatke obdelujemo in zakaj
3.1 Tehnični podatki o obisku (dnevniške datoteke)
Ob vsakem obisku spletnega mesta strežnik samodejno zabeleži IP naslov, vrsto in različico brskalnika, operacijski sistem, datum in čas dostopa ter obiskane strani.
| Namen | Prikaz spletnega mesta, tehnično delovanje, varnost in preprečevanje zlorab |
|---|---|
| Pravna podlaga | Točka (f) prvega odstavka 6. člena GDPR – zakoniti interes za varno in delujoče spletno mesto |
| Rok hrambe | Do 12 mesecev; v primeru suma zlorabe do zaključka preiskave oziroma pravnega postopka |
3.2 Spletni obrazci za stik in naročanje na pregled
Prek obrazcev na spletnem mestu zbiramo ime in priimek, elektronski naslov, telefonsko številko in podatek o tem, kdaj vas lahko pokličemo. Obrazce izvaja ponudnik SqualoMail.
Oddano povpraševanje se zabeleži v naš sistem za upravljanje odnosov s strankami (monday.com), kjer vodimo evidenco kontaktov in dogovarjanja o terminu. V tem sistemu hranimo izključno kontaktne podatke in opombe o poteku dogovarjanja – ime, telefonsko številko, elektronski naslov, želeno lokacijo in status klica. Na podlagi teh podatkov vas kontaktiramo, običajno po telefonu, in se skušamo dogovoriti za termin prvega pregleda.
Če do dogovora ne pride, vas lahko poskusimo poklicati še nekajkrat, vendar na lastno pobudo ne vzpostavljamo stikov dlje kot 12 mesecev od vašega povpraševanja.
Izjema je dogovorjen kasnejši klic: če nam ob pogovoru sami poveste, da se za pregled želite odločiti pozneje (na primer zaradi bivanja v tujini, nosečnosti ali drugih osebnih okoliščin), si zabeležimo zgolj datum, ko naj vas pokličemo, in vas ob dogovorjenem času kontaktiramo tudi po preteku 12 mesecev. Razloga za odlog ne beležimo.
Kadar koli lahko zahtevate, da vas prenehamo kontaktirati – dovolj je, da to poveste po telefonu ali nam pišete na info@orthodental.si. Vaše povpraševanje in vse pripadajoče kontaktne podatke v tem primeru izbrišemo iz sistema.
Če se dogovorimo za termin, vaše kontaktne podatke ročno vnesemo v sistem za vodenje pacientov Flerp Dent. Od tega trenutka za vaše podatke velja obdelava, opisana v 1. poglavju.
| Namen | Odgovor na vaše povpraševanje, dogovor o terminu prvega pregleda in izvedba ukrepov pred sklenitvijo pogodbe o zdravstveni storitvi |
|---|---|
| Pravna podlaga | Točka (b) prvega odstavka 6. člena GDPR – ukrepi na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe |
| Posebne vrste podatkov | Nekateri obrazci so objavljeni na straneh posameznih storitev (npr. Invisalign, zobni implantat, protetika). Iz oddaje takšnega obrazca je mogoče sklepati na vaše zanimanje za določeno zdravstveno storitev, kar lahko pomeni podatek o zdravstvenem stanju. Te podatke obdelujemo na podlagi točke (h) drugega odstavka 9. člena GDPR (izvajanje zdravstvenega varstva) in jih obravnavamo z enako stopnjo zaupnosti kot zdravstveno dokumentacijo. |
| Rok hrambe | Do 5 let od vašega povpraševanja, če ne pride do obiska ordinacije. Daljši rok utemeljujemo s tem, da je odločitev za ortodontsko zdravljenje pogosto odložena in se posamezniki k povpraševanju vrnejo tudi po več letih, ter z zastaralnimi roki za morebitne zahtevke. Na lastno pobudo vas kontaktiramo le v prvih 12 mesecih, razen če ste sami zaprosili za kasnejši klic (glej zgoraj). Po izteku 5 let zapis v sistemu monday.com izbrišemo. Če postanete naš pacient, za podatke v zdravstveni dokumentaciji veljajo zakonski roki hrambe. |
Ali morate podatke posredovati? Ne. Posredovanje osebnih podatkov prek obrazca ni zakonska ali pogodbena obveznost in ga lahko kadar koli opustite. Brez kontaktnih podatkov vam žal ne moremo odgovoriti na povpraševanje niti se dogovoriti za termin; v tem primeru nas lahko pokličete ali obiščete osebno.
3.3 E-novice in neposredno trženje
Če se prijavite na prejemanje e-novic ali označite privolitev v obrazcu, vam pošiljamo obvestila o naših storitvah in ponudbah po elektronski pošti ali SMS.
| Namen | Obveščanje o storitvah, ponudbah in novostih |
|---|---|
| Pravna podlaga | Točka (a) prvega odstavka 6. člena GDPR – vaša privolitev. Če ste že naš pacient oziroma stranka, lahko obveščanje o podobnih storitvah temelji na drugem odstavku 226. člena ZEKom-2, pri čemer imate v vsakem sporočilu možnost brezplačne in enostavne odjave. |
| Rok hrambe | Kontaktne podatke hranimo, dokler privolitve ne prekličete. Zapis o dani privolitvi (kdaj in na kakšen način je bila dana) hranimo ves čas trajanja privolitve in še 5 let po njenem preklicu, da lahko izkažemo zakonitost pretekle obdelave. |
Privolitev lahko kadar koli prekličete prek povezave za odjavo v vsakem sporočilu ali s sporočilom na info@orthodental.si. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem in ne vpliva na izvajanje zdravstvenih storitev.
3.4 Piškotki, merjenje obiska in oglaševanje
Nujno potrebne piškotke naložimo brez privolitve, kot to dopušča 225. člen ZEKom-2. Vse ostale piškotke – za merjenje obiska, funkcionalnost in oglaševanje – naložimo šele po vaši privolitvi, ki jo podate prek pasice za privolitev (Cookiebot).
Tudi kadar privolitev zavrnete, se orodja družbe Google naložijo v načinu brez piškotkov (Google Consent Mode) in prejmejo omejen, neidentificiran signal o ogledu strani. V tem načinu se podatki ne uporabljajo za oglaševanje in se ne povežejo z vašim računom.
| Pravna podlaga | Nujno potrebni piškotki: 225. člen ZEKom-2 in točka (f) prvega odstavka 6. člena GDPR. Vsi ostali: točka (a) prvega odstavka 6. člena GDPR – privolitev. |
|---|---|
| Podrobnosti | Seznam posameznih piškotkov, njihove namene in trajanje najdete v politiki piškotkov. Privolitev lahko kadar koli spremenite prek ikone za nastavitve piškotkov na spletnem mestu. |
3.5 Zaščita obrazcev pred zlorabo
Za preprečevanje samodejnega pošiljanja obrazcev uporabljamo Google reCAPTCHA, ki obdeluje vaš IP naslov in podatke o vedenju v brskalniku. Pravna podlaga je točka (f) prvega odstavka 6. člena GDPR – zakoniti interes za zaščito pred zlorabami.
3.6 Obrazci na družbenih omrežjih
Poleg obrazcev na spletnem mestu uporabljamo tudi obrazce znotraj platform Facebook in Instagram (t. i. neposredni obrazci). Če takšen obrazec izpolnite, nam platforma posreduje podatke, ki ste jih v njem navedli – ime, elektronski naslov in telefonsko številko. Ti podatki se zabeležijo v istem sistemu (monday.com) in jih obdelujemo na enak način ter pod enakimi pogoji kot povpraševanja, oddana prek spletnega mesta. Za obdelavo podatkov znotraj same platforme je odgovoren upravljavec platforme v skladu s svojo politiko zasebnosti.
4. Komu posredujemo osebne podatke
Osebnih podatkov ne prodajamo. Posredujemo jih le naslednjim kategorijam prejemnikov, ki podatke obdelujejo po naših navodilih in na podlagi pogodbe o obdelavi po 28. členu GDPR, razen kjer je navedeno drugače.
| Prejemnik | Namen | Vloga |
|---|---|---|
| SqualoMail | Spletni obrazci, e-novice, pošiljanje sporočil | Obdelovalec |
| monday.com Ltd. | Evidenca povpraševanj in dogovarjanja o terminu (kontaktni podatki in opombe o klicih) | Obdelovalec |
| Flerp Dent | Vodenje terminov in zdravstvene dokumentacije – podatke vnesemo ročno šele ob dogovorjenem terminu | Obdelovalec |
| Google Ireland Ltd. | Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Google Fonts, Zemljevidi Google, YouTube, reCAPTCHA | Obdelovalec / soupravljavec za oglaševanje |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Merjenje uspešnosti oglasov in ponovno trženje (le ob privolitvi) | Soupravljavec |
| TikTok Technology Ltd. | Merjenje uspešnosti oglasov (le ob privolitvi) | Soupravljavec |
| Usercentrics A/S (Cookiebot) | Upravljanje in beleženje privolitev za piškotke | Obdelovalec |
| NEOSERV, d.o.o. (Slovenija) | Gostovanje spletnega mesta | Obdelovalec |
| Microsoft Ireland | Poslovna elektronska pošta | Obdelovalec |
Podatke lahko razkrijemo tudi pristojnim organom, kadar to zahteva zakon.
5. Prenosi v tretje države
Nekateri od zgoraj navedenih ponudnikov so del skupin s sedežem v Združenih državah Amerike in lahko do podatkov dostopajo zunaj EU oziroma EGP. Takšni prenosi potekajo na podlagi V. poglavja GDPR, in sicer na podlagi sklepa Evropske komisije o ustreznosti (Okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov), kadar je prejemnik vanj vključen, ali na podlagi standardnih pogodbenih klavzul iz 46. člena GDPR, dopolnjenih z dodatnimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi. Kopijo ustreznih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na info@orthodental.si.
6. Kako dolgo hranimo podatke
Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor to zahteva zakon. Konkretni roki so navedeni pri vsaki vrsti obdelave v 3. poglavju. Po izteku roka podatke izbrišemo ali nepovratno anonimiziramo.
7. Vaše pravice
V zvezi z vašimi osebnimi podatki imate pravico do dostopa do podatkov in kopije, popravka netočnih in dopolnitve nepopolnih podatkov, izbrisa, omejitve obdelave, ugovora obdelavi na podlagi zakonitega interesa in kadar koli ugovora neposrednemu trženju, prenosljivosti podatkov ter preklica privolitve.
Zahtevo pošljite na info@orthodental.si ali po pošti na OrthoDental d.o.o., Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana. Odgovorili vam bomo najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Ta rok lahko podaljšamo za največ dva meseca, o čemer vas obvestimo skupaj z razlogi. Uveljavljanje pravic je brezplačno. Zaradi zaščite vaših podatkov lahko pred obravnavo zahteve zahtevamo dodatna dokazila o vaši istovetnosti.
8. Pravica do pritožbe
Če menite, da pri obdelavi vaših osebnih podatkov kršimo predpise, lahko vložite pritožbo pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@iprs.si, www.ip-rs.si. Hvaležni bomo, če se pred tem obrnete na nas.
9. Avtomatizirano odločanje
Vaših osebnih podatkov ne uporabljamo za avtomatizirano sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ki bi imele pravne učinke ali bi na vas podobno znatno vplivale.
10. Varnost podatkov
Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo ali razkritjem. Med drugim uporabljamo šifrirano povezavo (HTTPS), nadzor dostopa in omejevanje dostopa na zaposlene, ki podatke potrebujejo za svoje delo. Vsi zaposleni in pogodbeni obdelovalci so zavezani k varovanju zaupnosti.
11. Spremembe te politike
Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Ob vsaki spremembi objavimo novo različico na tej strani in posodobimo datum zadnje spremembe. Ob vsebinsko pomembnih spremembah, ki vplivajo na vaše pravice, vas bomo obvestili neposredno. Nadaljnja uporaba spletnega mesta ne pomeni privolitve v nove namene obdelave; za te vas bomo vedno posebej zaprosili.
12. Veljavni predpisi
Osebne podatke obdelujemo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in Zakonom o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2). V primeru neskladja med angleško in slovensko različico te politike velja slovenska različica.
